Un cahier des charges qui protège votre budget
Avant une refonte ou un appel d'offres, écrire ce que l'outil doit faire, et ce qu'il ne doit plus faire.
Qui décide de ce qui sera livré ?
Sans cahier des charges, chaque prestataire chiffre le projet qu'il imagine.
Vous demandez trois devis, vous recevez trois projets différents. L'un compte la reprise des données, un autre non. L'un prévoit l'hébergement, un autre le laisse à votre charge. Vous ne comparez pas des prix, vous comparez des malentendus.
Pendant le projet, ce qui n'était pas écrit revient sous forme de devis complémentaires. À la livraison, personne ne peut dire si l'outil est terminé, parce que « terminé » n'a jamais été défini. Et si vous remplacez un outil existant sans rien écrire, vous reconstruisez aussi ses défauts : le double encodage, le tableur tenu en parallèle, l'export que quelqu'un corrige à la main chaque semaine.
Qui écrit le cahier des charges ? Si vous avez une équipe technique, elle est souvent prise par les projets en cours et les demandes du quotidien : il passe après, ou s'écrit à la hâte. Nous l'écrivons avec elle, pas à sa place : elle connaît l'outil, nous prenons le temps de tout mettre par écrit.
Quand en avez‑vous besoin ?
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Avant une refonte
Pour reconstruire ce dont vous avez besoin aujourd'hui, pas ce que l'outil faisait il y a dix ans.
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Avant un appel d'offres
Pour que toutes les offres répondent à la même question, et se comparent ligne par ligne.
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Avant de changer de prestataire
Pour que le nouveau prestataire sache exactement ce qu'il reprend, et ce que vous attendez de lui.
Ce qu'il contient
Un document précis, que n'importe quel prestataire peut chiffrer.
- Le contexte et les objectifs : pourquoi le projet existe, ce qu'il doit changer, et comment vous saurez qu'il a réussi.
- Les utilisateurs et leurs rôles : qui utilise l'outil, pour faire quoi, avec quels droits.
- Les processus : comment le travail se fait aujourd'hui, et comment il se fera demain.
- Les exigences fonctionnelles : ce que l'outil doit faire, tâche par tâche, classé par priorité.
- Les données et leur migration : ce qui existe, où, dans quel état, et ce qui doit être repris.
- Les intégrations : la comptabilité, le site web, les API des fournisseurs et des partenaires, les fichiers échangés.
- Les exigences non fonctionnelles : la sécurité, la disponibilité, l'hébergement, le RGPD.
- Ce que l'outil ne doit plus faire : les doubles encodages, les contournements, les fonctions que plus personne n'utilise.
- Les critères d'acceptation : comment vérifier, à la livraison, que l'outil fait bien ce qui était demandé.
- Les livrables : l'application, son code source et ses accès, et le moment où chacun vous est remis.
- La documentation et la passation : ce qui doit être écrit pour qu'une autre équipe puisse reprendre l'outil un jour.
- La réversibilité : le code source, les données, l'hébergement et le nom de domaine à votre nom, pour pouvoir changer de prestataire sans repartir de zéro.
Le bilan de santé d'abord
Un cahier des charges écrit de mémoire décrit l'outil tel qu'on croit qu'il fonctionne.
Le bilan de santé décrit l'outil tel qu'il fonctionne vraiment : une heure avec la direction, une heure avec les personnes qui l'utilisent tous les jours, la lecture du code et de l'hébergement. Il mesure aussi l'écart entre l'outil que la direction croit utilisé et ce que l'équipe fait réellement.
Ses constats deviennent le point de départ du cahier des charges : les données à reprendre, les intégrations à garder, les contournements à supprimer, les priorités chiffrées. Le bilan vous dit ce que la refonte doit contenir, et ce que l'outil actuel vous coûte d'ici là. Vous décidez avec des chiffres, pas sous la pression d'une panne.
Quand le cahier des charges prépare le remplacement d'un outil existant, nous commençons donc par le bilan de santé. Pour un outil entièrement nouveau, nous partons de vos processus.
Un prix fixe par phase
Nous travaillons au forfait. Le travail est découpé en phases, et chacune a son prix fixe, annoncé avant de commencer. Vous savez ce que vous engagez à chaque étape.
Le document vous appartient : vous pouvez le confier au prestataire de votre choix. Une fois les offres reçues, un avis indépendant vous aide à les comparer.
Questions fréquentes
Combien de pages fait un cahier des charges ?
Le nombre de pages dépend de l'outil, pas d'un modèle. Ce qui compte, c'est que chaque prestataire puisse le chiffrer sans deviner : qui utilise l'outil, ce qu'il doit faire, les données à reprendre, et comment vérifier à la livraison que tout y est.
Dois‑je décrire la partie technique moi-même ?
Non. Vous nous expliquez votre travail : qui utilise l'outil, pour faire quoi, et où il coince aujourd'hui. Les parties techniques (les données, les intégrations, la sécurité, l'hébergement), c'est nous qui les écrivons. Si vous avez une équipe technique, nous les écrivons avec elle.
Puis‑je l'envoyer à plusieurs prestataires ?
Oui, le document vous appartient. Envoyé à plusieurs prestataires, il leur pose à tous la même question : leurs offres couvrent le même projet, et vous comparez enfin des prix. Pour choisir entre elles, voyez l'avis indépendant.
Un projet à préparer ?
Une refonte, un appel d'offres, un changement de prestataire : parlons-en avant de vous engager.
L'autodiagnostic : dix questions sur votre outil actuel, votre score tout de suite.